看取り期のケアプランについて

いつもお世話になっております。
最近看取りの利用者様が増え、プランについて悩む点があったので投稿しました。

看取り期になると、日々状態の変化があり、食事内容・対応も頻回に変わります。
内容変更になるとプラン立て直し→サイン頂くという流れになると思いますが、
数日の間に内容が変化するので返送もまだのうちからプラン変更するような状況になってしまいます。
状況が変わってしまうのは仕方ない事ですが、その都度プランを送り付けサイン求めるのって必要なのかなと思ってしまいます。制度がそうなっているからやるしかないのかもしれませんが、いっそ詳細は書かずに「状況によって対応する」などの抽象的な内容にして最後まで通したらダメかななどと考えてしまいます。
当然、連絡は家族にこまめにされているので現状が伝わっていないという事はないのですが、書類上のやりとりの問題です。何度もサインさせられる家族も面倒なのではと思ったり。

質問なのかどうか微妙な投稿で申し訳ありませんが、介護施設で働かれている皆さまはどのように考えどのようにされていますか？参考にさせて頂けたら嬉しいです。よろしくお願いします。