食事の保留伝票について

養護老人ホームに勤務しております。
入所者の方が午前中に看護師介助で通院する場合があります。
正午の昼食時間までに通院が終わらない場合、午後１時３０分まで保留しておくことができます。
保留にする場合、看護師が園に連絡をし、支援員が保留伝票を栄養士に提出することになっております。
が、今の看護師は、全く連絡をいれなので、困っています。
皆さんの施設では、保留する場合、ある程度提出時間を決めてみえますか？