誤配膳多く請求金額は正しい？

特養の施設栄養士です。
現在、委託の誤配膳が多く、きちんと訂正されて　請求金額が｣正しいのか不安です。
毎日　ホワイトボードに作る食数を書くことはどこも同じだと思いますが　その記載は栄養士にてされておらず　調理師がしています。
もちろん生職員ですからいいのですが、食数把握があいまいで　毎日誤配膳があります、砂金では　私が　毎朝　入居者や職員　ショートの食事数を確認しています。
それでも　配膳車に欠食者の食事が入っていたり　職員の食事が不足していたり　パートはホワイトボードをみて作っていないのです。
トレイ臥開いていれば　不足として　追加で用意してしまいます。
また　ホワイトボードが違っていた場合も　上膳してから　庫の方は欠食ですよね　と連絡がありますが　作った時点のホワイトボード数を控えている為　その後訂正されているか　不明です。
皆さんの所は　請求食数のチェックはどのようにされておりますか？
施設での集計と委託請求をどのようにされておりますか？

非常に不安な為　今後は　毎日　ホワイトボードの数を私が控えておき　そのまま　請求書を書いて戴こうかとも思っております。

毎日　デ―サービス　ケアハウス　特養　隣の施設から　とにかくどこからか　配膳　過不足の電話が入る為　それが訂正されているか　確認が摂りにくい状態にあります。

委託も　ホワイトボードと請求数が合わないいんですよね　という始末です。

どのようにしたら委託が正確に食数　把握出来るのか　施設として　再確認しやすいのか　模索しています。

とにかく
マネージャーを呼んでいますが　みなさんのところのやり方もお聞かせください。