配膳ミスについて

こちらでは何度かお世話になっています。

給食業務は委託業者さんにお願いしています。

最近配膳ミスが増えており、困っています。
さらに困っているのが、配膳ミスがあったことを報告してくれない
ことです。
後々、職員や入所者さんから言われ、その時に初めてミスがあったと分かることが多々あります。
入所者さんによっては、「あやまりにもこんで！」と気分を害される方もおり・・・。

人が行う業務ですので、配膳ミスが起こることは0にはならないとは思います。（0にする努力は必要ですが）
ただ、起こったことは隠さず、教えてほしいと思います。

当施設では配膳ミス等が起こった際は、1週間以内にヒアリハットの提出を行っています。後から知って、提出をお願いするので、事務からも提出が遅いと注意を受ける始末です。

皆さんのお勤め先ではきちんと報告がされていますか？
どうようにしたら、報告がされるようになるのでしょうか？
その都度、お願いはしているのですが一向に改善されず・・・

お知恵をいただければと思います。
よろしくお願いいたします。